Termine besser verwalten und Stress vermeiden
Zeitmanagement und Software-Lösungen helfen
In der aktuellen e-masters IMPULSE (3/2019) berichten wir im Leitartikel darüber, wie man an die Energiequellen für den Unternehmensalltag kommt. Ein wesentlicher Punkt ist dabei der Faktor Zeit. Denn auch wenn es viele Einflüsse von außerhalb gibt, so haben wir ausreichend Möglichkeiten in der Hand, den Erfolg zu steuern und notwendige Zeitfenster zu schaffen.
Die DeutscheHandwerksZeitung veröffentlichte kürzlich einen Artikel über die Zeitnot, insbesondere bei Kleinbetrieben. Dazu wurden sechs Tipps formuliert, die schnell helfen sollen, Termine besser zu verwalten und Stress zu vermeiden.
1. Planen Sie im Voraus
Gute Planung ist eine wichtige Voraussetzung dafür, Ihre Zeit rationeller zu verwalten. Versuchen Sie jeden Tag, 5 bis 10 Minuten für Ihren Kalender zu reservieren. Dabei ist es unerheblich, ob Sie eine elektronische Version oder eine auf Papier bevorzugen. Wichtig ist, dass Sie an einer einzigen Stelle alle Aufgaben notieren, die sie erledigen müssen und bis wann diese abgearbeitet sein müssen.
Verwenden Sie am besten einen Kalender, den Sie überall hin mitnehmen können, etwa den Ihres Smartphones. Berücksichtigen Sie allerdings, dass Ihnen unerwartete Ereignisse dazwischen kommen können: Bauen Sie also auf jeden Fall etwas Spielraum ein.
2. Notieren Sie, wie lange Sie an etwas arbeiten
Prioritäten zu setzen ist einfacher, wenn Sie von der Grundannahme ausgehen, dass Ihre Zeit etwas kostet. Indem Sie sich notieren, wie lange Sie an bestimmten Aufgaben arbeiten, können Sie neuralgische Punkte in Ihren Projekten identifizieren und lernen, Ihre Zeit effizienter zu nutzen. Timetracking motiviert Sie darüber hinaus, sich auf eine Tätigkeit zu konzentrieren und Nebensachen aufzuschieben.
Manche Kunden schätzen es auch sehr, wenn Sie einen akkuraten Projektbericht samt Zeiterfassung vorlegen können. Ihrem Kunden gegenüber demonstrieren Sie so Transparenz und Professionalität.
3. Vermeiden Sie Mikromanagement
Stellen Sie Mitarbeiter ein, denen Sie vertrauen und vertrauen Sie ihnen dann auch. Mikromanagement wirkt in erster Instanz unschuldig, aber der heiße Atem eines Chefs im Nacken der Arbeitnehmer kann das Engagement Ihrer Mitarbeiter und deren Sinn für Eigeninitiative schaden.
Wenn Sie selbst einen Schritt zurückgehen und Mitarbeiter fördern, können sie Erfahrungen, Kenntnisse und Fertigkeiten sammeln, um besser zu werden. Gönnen Sie ihnen den Raum, Projekte selbstständig zu vollenden, und planen Sie gegebenenfalls danach eine Möglichkeit zum Austausch von Feedback ein, aus dem sie lernen können.
4. Behalten Sie den Überblick
Wenn Sie neben Ihren Terminen und Aufgaben auch Projektzwischenstände, Deadlines und den Fortschritt Ihrer Mitarbeiter im Auge behalten müssen, entsteht ein hoher Verwaltungsaufwand, der mit einem einfachen Kalender kaum noch beherrschbar ist. Moderne Projektmanagement-Software erleichtert Entscheidungsträgern diese Aufgaben und schafft Übersichtlichkeit. Alle Projekte, Aufgaben, Prozesse und Teammitglieder werden in nur einem Tool angezeigt und verwaltet.
Mitarbeiter können für Projekte eingeplant und deren Zeithorizont festgelegt werden; relevante Dokumente lassen sich mit Projekten oder einzelnen Aufgaben verknüpfen. So entstehen effiziente Arbeitsabläufe, die Kollaboration im Team wird unterstützt und die Selbstständigkeit der Mitarbeiter gefördert.
5. Nutzen Sie Fahr- und Wartezeiten
Standortgebunden zu arbeiten ist nicht mehr aktuell, auch die Wartezeit beim Arzt oder in der Bahn kann zum Arbeiten genutzt werden. Zwar bietet es sich nicht unbedingt an, Aktenstapel hervorzuholen und durchzusehen – aber wer tut das noch auf Papier? Die Möglichkeiten sind heute endlos: Unterlagen können über die Cloud gemeinsam bearbeitet werden, an Meetings kann man per Videokonferenz teilnehmen, Ihren Kalender können Sie digital organisieren und mit einem Klick teilen. Kundendaten verwalten und bearbeiten Sie ebenfalls online, egal wo Sie sich gerade befinden.
6. Automatisieren Sie, wo es möglich ist
Wer expandieren will, kann nicht ewig alles manuell erledigen. Bereiten Sie deshalb Schablonen für Ihren E-Mail-Verkehr und Ihre Texte vor, die Sie öfter versenden, wie Rechnungen, Angebote und Zahlungserinnerungen. Auch die vielen Kontakte, die man heutzutage auf verschiedenen Wegen gewinnt und mit denen man durch unterschiedliche Kommunikationskanäle verbunden ist, sollten systematisch verwaltet werden.
Der Artikel kommt zu dem Schluss, dass letztendlich nur ein effektives Zeitmanagement und passende Software-Lösungen langfristig helfen, um Zeit einzusparen und Arbeitsprozesse zu optimieren.
Gut für e-masters Mitglieder: Ihre Vorteilspartner im Bereich Organisation (nach Login) haben die richtigen Programme und mit dem Seminar Zeitmanagement erhalten Sie die richtige Fortbildung!
