Der richtige Umgang mit säumigen Kunden
Unbezahlte Rechnungen sind ein Ärger für viele Betriebe im Elektro- und SHK-Handwerk. Doch solche Zahlungsausfälle lassen sich verhindern.
Der Auftrag ist erledigt, das Material und die Mitarbeiter sind bezahlt, doch der Kunde will den fälligen Rechnungsbetrag nicht überweisen. Für die Betriebe im Elektro- und SHK-Handwerk wird das immer wieder zum Problem. Laut einer Untersuchung der Creditreform Wirtschaftsforschung war zuletzt jeder zehnte Handwerksbetrieb in Deutschland von solchen Zahlungsausfällen betroffen. Wenn es dabei um größere Aufträge geht oder sich die zahlungsunwilligen Kunden häufen, kann das im schlimmsten Fall die Existenz eines Betriebs gefährden.
Umso wichtiger ist es, dass Handwerksbetriebe souverän mit säumigen Kunden umgehen. Wichtige Grundlage dafür ist eine professionelle Buchhaltung. Das bedeutet nicht nur, dass alle erbrachten Leistungen auch tatsächlich auf der Rechnung auftauchen, sondern auch, dass die Rechnung möglichst zügig beim Kunden landet. Das schont nicht nur die Liquidität des Betriebs, sondern sorgt auch dafür, dass der Kunde die erbrachte Leistung noch frisch vor Augen hat und so eher bereit ist, schnell zu überweisen.
Rechtzeitige Mahnungen sind unumgänglich
Wenn ein Kunde innerhalb der vereinbarten Frist nicht bezahlt, greift der zweite Schritt einer gut aufgestellten Buchhaltung: das Forderungsmanagement. Das heißt: Klar strukturierte Mahnungen mit festen Fristen und eindeutigen Zuständigkeiten. Eine Mahnung ist nicht nur wichtig, um den Kunden doch noch zur Zahlung zu bewegen. Sie ist auch Voraussetzung dafür, dass Handwerksbetriebe das Geld, das ihnen zusteht, im Ernstfall vor Gericht einklagen können. Eine professionelle Buchhaltung sollte also Zahlungs- und Mahnfristen im Blick behalten, um rechtzeitig reagieren zu können. Eine Buchhaltungssoftware kann dabei unterstützen, die relevanten Fristen nicht zu verpassen und gegebenenfalls Mahnungen voll automatisiert versenden.
Bonität prüfen oder Abschlag verlangen
Damit es gar nicht so weit kommt, können Betriebe im Vorfeld einige Vorkehrungen treffen: Bei neuen Kunden oder besonders großen Aufträgen sollten sie die Zahlungsfähigkeit ihrer Geschäftspartner überprüfen. Möglich ist das entweder über professionelle Wirtschaftsauskunfteien oder über eine Selbstauskunft, die belegt, dass der Kunde in der Lage ist, die Rechnung zu bezahlen. Außerdem kann sich ein Blick ins Insolvenzverzeichnis lohnen.
Wenn es bei einem Auftrag um besonders große Summen geht, sollten Betriebe zudem überlegen, ob sie von ihren Kunden je nach Baufortschritt eine Abschlagszahlung verlangen.
Factoring verhindert Zahlungsausfälle
Auf Nummer sicher gehen Handwerksbetriebe beim so genannten Factoring. Dabei verkaufen sie die Forderung zum Beispiel an eine Bank und haben so innerhalb weniger Tage ihr Geld auf dem Konto. Das Risiko für mögliche Zahlungsausfälle haben die Handwerksbetriebe gleich mit verkauft, sodass sie nicht nur schnell an ihr Geld kommen, sondern sich auch davor schützen, dass der Kunde den Rechnungsbetrag gar nicht bezahlen kann. Und das Ganze läuft meist völlig geräuschlos: Dank des „stillen Factorings“ erfährt der pünktlich zahlende Kunde gar nichts davon, dass der Handwerksbetrieb die Forderung im Rahmen des Factorings verkauft hat. Die Bank springt nur dann ein, wenn es Probleme gibt. Der Handwerksbetrieb hat damit dann jedoch nichts mehr zu tun. Für diese Sicherheit wird eine Gebühr fällig, sodass beim Factoring nicht der komplette Rechnungsbetrag beim Handwerksbetrieb ankommt.
Wer seine Forderungen nicht verkaufen möchte, kann die unbezahlten Rechnungen auch an einen Inkasso-Service abgeben. Dieser kümmert sich um das Mahnverfahren, vertritt den Handwerksbetrieb notfalls vor Gericht und koordiniert unter Umständen Vollstreckungsmaßnahmen. Auch hier sparen Handwerksbetriebe Zeit, Geld und jede Menge Ärger.
