Datenschutz geht jeden an!
Handwerksbetriebe haben mit vielen sensiblen Informationen zu tun. Diese Daten gilt es gut zu schützen.
In deinem Büro verarbeitest du jeden Tag einen ganzen Berg von Daten: Anschriften, Telefonnummern, Kontoverbindungen, IP-Adressen – die Liste ist lang. Diese Informationen brauchst du, um Aufträge abzuwickeln, Rechnungen zu schreiben oder Gehälter zu überweisen. Doch die Daten aus deiner Kundendatenbank, deiner Buchhaltung und deiner Personalverwaltung dürfen nicht in falsche Hände geraten. Und auch du darfst nicht ohne Weiteres alle Daten speichern, die dir in die Hände fallen. Grundsätzlich gilt die Faustregel: Ohne die Zustimmung der Betroffenen, dürfen nur die Daten gespeichert werden, die dringend notwendig sind, damit du deine Arbeit erledigen kannst.
Zu diesen unverzichtbaren Daten zählt zum Beispiel die Adresse deiner Kunden. Die Anschrift brauchst du zweifelsfrei, damit du vor Ort arbeiten kannst. Auch die Telefonnummer oder die E-Mail-Adresse sind nötig, um kurzfristige Absprachen zu treffen. Anders sieht es hingegen aus, wenn du deinen Kunden Werbung schicken möchtest oder die Adressen sogar an einen befreundeten Betrieb weiterleiten willst. In solchen Fällen brauchst du vorher das Okay deiner Kunden. Geregelt ist all das in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Mit professioneller Unterstützung beim Datenschutz auf Nummer sicher
Besonders viele Fallstricke lauern auf deiner Homepage. Du bist zum Beispiel dazu verpflichtet, die Nutzer darüber zu informieren, welche Daten beim Besuch auf der Seite erfasst werden. Wenn du zum Beispiel so genannte Cookies nutzt, um zu analysieren, wer und wie oft auf deiner Homepage unterwegs ist, musst du das in der Datenschutzerklärung angeben. Gleiches gilt für das Kontaktformular auf der Homepage. Aus der Datenschutzerklärung muss hervorgehen, wo und wie lange die Daten gespeichert werden. Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Impressum. Hier muss klar erkennbar sein, wer sich hinter der Seite verbirgt, dazu gehören zum Beispiel der Name des Betriebsinhabers, die vollständige Postanschrift und gegebenenfalls auch eine E-Mailadresse und eine Telefonnummer. Damit die Formulierungen auf deiner Homepage wirklich rechtssicher sind, kann es hilfreich sein, dich bei der Datenschutzerklärung und dem Impressum professionell beraten zu lassen.
Bei Verstößen drohen empfindliche Strafen
Größere Handwerksbetriebe brauchen unter Umständen außerdem einen eigenen Datenschutzbeauftragten. Er hat genau im Blick, an welcher Stelle im Betrieb welche Daten gespeichert werden und kann darauf hinweisen, wenn es Lücken beim Datenschutz gibt. Laut DSGVO ist ein Datenschutzbeauftragter dann vorgeschrieben, wenn im Betrieb mindestens zehn Personen dauerhaft mit sensiblen Informationen zu tun haben, gemeint sind hier zum Beispiel die Mitarbeiter im Büro, die täglich Zugriff auf die Daten haben. Der klassische kleine oder mittelständische Handwerksbetrieb kommt demnach in der Regel jedoch ohne Datenschutzbeauftragten aus.
Das bedeutet allerdings nicht, dass der Datenschutz in kleineren Betrieben weniger wichtig ist. Auch, wenn es lästig wirkt: Du kommst nicht drumherum, dich mit dem Schutz der Daten in deinem Betrieb zu beschäftigen. Bei gravierenden Datenschutz-Mängeln droht ein Bußgeld von bis zu vier Prozent deines Jahresumsatzes.
