Datenschutz: Die Tücke mit der Lücke
Es wirkt wie eine lästige Pflicht, doch Handwerksbetriebe, die sich nicht mit dem Schutz sensibler Daten beschäftigten, riskieren hohe Strafen.
Die Adressen der Kunden, die Kontaktdaten wichtiger Geschäftspartner und nicht zuletzt Informationen zu den eigenen Beschäftigten: Betriebe im Elektro- und SHK-Handwerk speichern und verarbeiten im Alltag eine Menge sensibler Daten. Sie sind nötig, um Rechnungen zu schreiben, Material zu bestellen oder Gehalt auszuzahlen. Dennoch dürfen Handwerksbetriebe nicht wahllos irgendwelche Daten sammeln.
Grundsätzlich gilt: Gespeichert werden dürfen nur die Daten, die für die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs nötig sind. Und: Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner haben ein Recht zu erfahren, welche ihrer Daten zu welchem Zweck erhoben werden. Wenn es nicht unbedingt nötig ist, dass die Informationen gespeichert werden, können die Betroffenen auch verlangen, dass die Daten wieder gelöscht werden – auch dann, wenn sie zunächst zugestimmt haben. Wenn sich ein Kunde also beispielsweise in einem öffentlichen Gästebuch auf der Homepage des Handwerksbetriebs positiv geäußert hat, kann er jederzeit verlangen, dass dieser Beitrag wieder entfernt wird. Außerdem können Betroffene fordern, das unkorrekte Daten geändert oder vervollständigt werden. Geregelt ist all das in der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Zustimmung zur Weitergabe der Daten schriftlich festhalten
Bei Daten, die für den betrieblichen Prozess unbedingt nötig sind, müssen sich Betriebe zuvor keine Einverständniserklärung der Betroffenen einholen. Allerdings müssen sie im Rahmen einer Datenschutzerklärung darüber informieren, welche Daten zu welchem Zweck gespeichert werden.
Eine Zustimmung ist immer dann nötig, wenn Betriebe die Daten an Dritte weitergeben möchten. Das wäre zum Beispiel der Fall, wenn befreundete Unternehmen E-Mail-Adressen der eigenen Kunden erhalten, damit sie personalisierte Werbung verschicken können. Aber auch, wenn Kontaktdaten der Kunden an Subunternehmer weitergegeben werden sollen, müssen die Kunden vorher zustimmen. Im Zweifel müssen Handwerksbetriebe nachweisen, dass die Kunden ihr Einverständnis gegeben haben. Daher empfiehlt es sich, eine solche Zustimmung schriftlich festzuhalten.
Eine wichtige Rolle spielt der Datenschutz auch auf der Homepage eines Handwerksbetriebs. Werden hier etwa Nutzerdaten über so genannte Cookies gespeichert, müssen die Betroffenen zuvor darüber informiert werden. Gleiches gilt bei Formularen zur Kontaktaufnahme sowie bei Newslettern.
Auch Handwerksbetriebe brauchen manchmal einen Datenschutzbeauftragten
Wenn innerhalb eines Betriebs mehr als neun Mitarbeiter regelmäßig mit automatisierter Datenverarbeitung zu tun haben, ist zusätzlich ein eigener Datenschutzbeauftragter nötig. Handwerksbetriebe sollten daher unbedingt prüfen, wer regelmäßigen Zugriff auf personenbezogenen Daten hat. Dazu gehören etwa Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung und der Personalverwaltung, unter Umständen aber auch Beschäftigte aus anderen Bereichen des Betriebs.
Doch auch kleinere Betriebe sollten sich unbedingt mit dem Datenschutz auseinandersetzen und sich notfalls professionelle Hilfe holen. Denn für Betriebe, die den Datenschutz auf die leichte Schulter nehmen, kann es teuer werden. Im schlimmsten Fall sind Strafen in Höhe von bis zu vier Prozent des Jahresumsatzes möglich. Darüber hinaus drohen Abmahnungen von Anwälten, die sich auf Datenschutzverstöße spezialisiert haben.
