Vorsicht Steuerfalle: Privat mit dem Firmenwagen unterwegs
Wenn die Fahrzeuge eines Handwerksbetriebs für private Fahrten genutzt werden, schaut das Finanzamt ganz genau hin.
Ohne Firmenfahrzeuge geht es nicht. Du bist zwingend auf deine Autos angewiesen, damit dein Team samt Material und Werkzeug von einem Kunden zum nächsten Kunden kommt. Dementsprechend kannst du die anfallenden Kosten für die monatliche Leasingrate, die Versicherung, Reparaturen und natürlich den Sprit in deiner Steuererklärung als Betriebsausgaben angeben. Anders sieht es hingegen aus, wenn du mit deinem Firmenwagen privat unterwegs bist. In solchen Fällen kannst du die anfallenden Kosten nicht von deinem Gewinn abziehen. Das Finanzamt will daher wissen, zu welchem Anteil du deine Firmenfahrzeuge für betriebliche Zwecke genutzt hast und, wann du mit den Autos privat gefahren bist. Für diesen Nachweis gibt es zwei verschiedene Methoden:
Genaue Aufzeichnung im Fahrtenbuch
Am exaktesten ist es, wenn du alle Fahrten in einem Fahrtenbuch dokumentierst. So lässt sich am Ende des Jahres genau ermitteln, wie viele Kilometer du privat gefahren bist. Diesen Anteil musst du später zu deinem Gewinn hinzurechnen, außerdem fällt noch Umsatzsteuer an. Doch Vorsicht: Für ein Fahrtenbuch gibt es klare Vorgaben: Einerseits musst du nach jeder Fahrt lückenlos dokumentieren, wann und zu welchem Zweck du mit dem Auto wohin gefahren bist. Andererseits musst du auch die anfallenden Kosten genau nachweisen können. In der Praxis heißt das in der Regel: Bei jeder Fahrt zur Tankstelle und jedem Besuch in der Werkstatt die Belege aufheben.
Pauschale Ein-Prozent-Regelung
Die Alternative zum detaillierten Fahrtenbuch ist die so genannte Ein-Prozent-Regelung oder auch Listenpreismethode genannt. Dabei wird ein Prozent des Bruttolistenpreises deines Autos zu deinem Einkommen hinzugerechnet. Diese Methode ist im Alltag zwar mit wesentlich weniger Aufwand verbunden, finanziell ist sie allerdings in den meisten Fällen die schlechtere Variante – vor allem dann, wenn du nur selten privat mit dem Wagen unterwegs bist.
Eine Sonderregelung gilt für reine Elektroautos. Wenn das Auto höchstens 60.000 Euro gekostet hat, dann muss der geldwerte Vorteil für die private Nutzung monatlich nur mit 0,25 Prozent der Bruttolistenpreises versteuert werden. Bei teureren Fahrzeugen werden 0,5 Prozent fällig. Dies gilt auch für einige Hybridfahrzeuge. Diese Sonderkonditionen gelten nach aktuellem Stand noch bis zum Ende des Jahres 2030.
Klare Regeln für private Fahrten im Firmenwagen
Für deine Mitarbeiter ist es in der Regel eine attraktive Ergänzung zum Gehalt, wenn du ihnen erlaubst, die Fahrzeuge deines Betriebs auch privat zu nutzen. Wichtig sind jedoch klare Absprachen, damit es später keinen Ärger gibt. So ist es zum Beispiel sinnvoll, schriftlich festzuhalten, wer genau das Firmenfahrzeug nutzen soll: Darf nur der Mitarbeiter hinterm Steuer sitzen oder ist es auch in Ordnung, wenn sich seine Ehefrau oder die Kinder den Wagen gelegentlich ausleihen? Und wie sieht es mit weiten Fahrten etwa in den Urlaub aus? Solche Dinge solltest du eindeutig und am besten für alle Mitarbeiter einheitlich regeln.
