Abwesenheitsnotiz: Was muss drinstehen?

Bevor Sie sich in den wohlverdienten Urlaub verabschieden, ist das Einstellen der Abwesenheitsnotiz ein wesentlicher to-do Punkt. Doch was muss drinstehen und was nicht?

Wozu eine Abwesenheitsnotiz?

Eine Abwesenheitsnotiz gehört heute zum "guten Ton" im Geschäftsalltag. Jedoch wird oft nur mitgeteilt, dass man nicht erreichbar ist. Eine solche Information hilft Ihrem Absender nicht weiter.

Deshalb sollte eine Abwesenheitsnotiz folgende Informationen beinhalten:

• Von wann bis wann die E-Mail nicht vom Empfänger gelesen wird

• Ab wann die Mails wieder bearbeitet werden

• Ausdrücklich darauf hinweisen, dass keine Weiterleitung der E-Mails erfolgt

• Kontaktdaten Ihrer Vertretung oder der Zentrale

 

Die Form der Abwesenheitsnotiz: Wie am besten formulieren?

In vielen Fällen wird die Abwesenheitsnotiz recht lieblos erstellt. Dabei ist sie auch eine Antwort auf eine E-Mail und sollte deshalb genauso verfasst werden wie jede andere.

Beginnen Sie daher mit einer freundlichen Begrüßung. Da Sie nicht wissen, wer Ihnen eine Mail schickt, muss diese Begrüßung geschlechtsneutral sein. Ein "Sehr geehrte Damen und Herren" wirkt eher steif. Grüßen Sie einfach mit einem "Guten Tag". Das beliebte "Hallo" sollte nur bei vertrauten Absendern verwendet werden.

Dann folgt ein freundlicher Text, in dem Sie dem Absender die Informationen (siehe oben) mitteilen. Abschließend folgt die in Ihrem Betrieb übliche Grußformel.

Darauf sollten Sie in Ihrer Abwesenheitsnotiz verzichten

Keiner möchte einen überlangen Text mit unwichtigen Informationen lesen. Darum sollten Sie darauf verzichten, ausführlich zu erklären, dass Sie mit der Familie nach XYZ verreisen oder ähnliches. Dem Mailabsender interessiert lediglich, dass Sie nicht erreichbar sind und ab wann er mit Ihrer Antwort rechnen kann.

Beispiele für eine gute Abwesenheitsnotiz

Guten Tag,

danke für Ihre E-Mail. Vom [Datum] bis [Datum] bin ich leider nicht erreichbar und kann Ihre Mitteilung nicht beantworten. Ab dem [Datum] bin ich wieder für Sie da. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet.

In der Zwischenzeit wenden Sie sich bitte in dringenden Fällen an [Name und Kontaktdaten]

[Ihre Grußformel]

Beispiel einer Abwesenheitsnotiz bei Betriebsferien 

Guten Tag,

danke für Ihre Mail. Derzeit machen wir Betriebsferien und sind daher bis zum [Datum] nicht erreichbar. Ab dem [Datum] stehen wir Ihnen wieder mit neuen Kräften gerne zur Verfügung.

Eventuell: In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Kontaktdaten der Partnerfirma].

Wir freuen uns schon darauf, wieder für Sie da zu sein.

[Ihre Grußformel]

Quelle: www.deutsche-handwerks-zeitung.de